Réunion du Bureau

REUNION DU BUREAU de l’AMAP PAPILLE Eysines

Le 20 mars 2013

Présents :

Stéphane Bernatets

Pierre Bezzo

Ludovic Billault

Patrick Bonnin

Magali Garrault

Carine Gueyraud

Nicolas Lagavardan

Guylaine Lagorsse

Marike Le Loet

Sandrine Pouget

Didier Tran Manh Sung

Ordre du jour

1- Redistribution des rôles au sein du Bureau

2- Roulement de la clé de La Grange

3- Fête de l’AMAP 2013

4- Modifications du règlement intérieur

5- Contrat fromage de brebis

6- Adhésion au CIVAM Relais AMAP Gironde

7- Questions diverses

1- Redistribution des rôles au sein du Bureau

Lors de la dernière Assemblée Générale de l’AMAP Papille, cinq nouveaux membres (Pierre Bezzo, Magali Garrault, Nicolas Lagavardan, Marike Le Loet et Sandrine Pouget) ont été élus au Bureau. Philippe Mouly (président) et Florence Pousset (secrétaire) ont pour leur part décidé de quitter leur fonction. Une nouvelle organisation a par conséquent été débattue et validée.

Candidate pour succéder à Philippe Mouly, Guylaine Lagorsse a été élue au poste de Présidente de l’association.

Ludovic Billault devient Vice-Président et conserve sa fonction de Référent de distribution. Patrick Bonnin conserve sa fonction  de Trésorier. Carine Gueyraud conserve sa fonction de Trésorière et prend en charge la Communication interne, en compagnie de Stéphane Bernatets. Didier Tran Manh Sung conserve la Communication externe (relationnel mairie, pouvoirs publics et Amap Migron).

Concernant les nouveaux entrants, Nicolas Lagavardan prend en charge la Communication média (blog) et devient Secrétaire général. Il sera assisté de Marike Le Loet et Magali Garrault, nommées Secrétaires. Pierre Bezzo et Sandrine Pouget n’occupent pas de poste fixe, ils interviendront selon les besoins ponctuels de l’association.

2- Roulement de la clé de La Grange

Afin de faciliter la transmission des clés de La Grange d’une distribution sur l’autre, le système actuel est maintenu (celui qui ferme la salle en fin de distribution ouvre la semaine suivante).

Nouveau roulement mis en place pour les prochaines distributions (le membre du Bureau cité fait l’ouverture de la salle) :

- 27 mars : Magali

- 3 avril : Ludovic

- 10 avril : Marike

- 17 avril : Carine

- 24 avril : Guylaine

- 1^er mai : Patrick

- 8 mai : Pierre

- 15 mai : Stéphane

- 22 mai : Sandrine

- 29 mai : Didier

- 5 juin : Magali

- 12 juin : Ludovic

- 19 juin : Marike

- 26 juin : Sandrine

- 3 juillet : Stéphane

- 10 juillet : Didier

Un nouveau roulement sera mis en place environ deux semaines avant le terme du précédent. Stéphane se propose pour l’organiser.

3- Fête de l’AMAP 2013

A la suite de l’idée soulevée lors de la Réunion du Bureau du 30 janvier 2013, la fête de l’AMAP se tiendra cette année le mercredi 26 juin au terme de la distribution à La Grange du Château Lescombes, sous la forme d’une rencontre entre les adhérents et les producteurs, suivie d’un pique-nique. Cette soirée sera l’occasion d’un forum, permettant à tous de s’exprimer.

Préparation de la journée :

- Exceptionnellement, prévoir la distribution de 18h à 19h, au lieu de 18h30 à 19h30. En avertir les Amapiens.

- Solliciter, via les coordinateurs, la présence d’un maximum de producteurs afin d’installer un échange avec les adhérents.

- Prévoir d’envoyer d’ici peu une invitation à tous les Amapiens (y mentionner le changement de créneau de la distribution). Renouveler l’invitation en mai.

- Faire un courrier à la mairie pour lui demander une extension d’utilisation de la salle de La Grange.

- Faire un courrier aux ateliers municipaux afin d’obtenir les tables et chaises nécessaires, ainsi que la sono. Prévoir pour une centaine de personnes.

- Réfléchir à l’organisation de la soirée, en particulier en ce qui concerne les échanges entre producteurs et Amapiens.

4- Modifications du règlement intérieur

Deux modifications ont été apportées au Règlement intérieur de l’AMAP Papille, établi en 2010. En effet, le montant de la cotisation et le lieu de distribution ne correspondaient plus à la réalité.

Le montant de la cotisation annuelle s’élève actuellement à 5 euros (contre 8 euros lors de la rédaction du précédent Règlement intérieur) et la distribution s’effectue à la salle de La Grange du château Lescombes (au lieu du Plateau).

5- Contrat fromage de brebis

Un contact a été établi en vue d’un éventuel partenariat, entre l’AMAP Papille et M. Julien Sarres, producteur de fromage de brebis implanté au Pian-Médoc. Il propose des portions de 600 grammes à 12,60€ (soit 21€ le kilo), à raison d’une livraison par mois.

Afin de savoir s’il serait pertinent de conclure ce partenariat, un sondage a été effectué auprès des adhérents, par e-mail et via le blog de l’association. Concernant le sondage publié sur le blog, dix-neuf votes ont été recueillis : quatre oui, treize non et deux indécis. Cinq adhérents ont par ailleurs répondu positivement par e-mail, deux autres sont indécis. Un point sera fait dans les prochaines semaines sur le nombre réel d’adhérents intéressés.

Dans l’optique d’un éventuel partenariat avec M. Sarres, une visite de l’exploitation sera réalisée prochainement, puis éventuellement, une dégustation sera organisée sur le lieu de distribution. Les dates de ces deux rendez-vous restent à définir.

6- Adhésion au CIVAM Relais AMAP Gironde

Le 9 mars, Guylaine Lagorsse a assisté à l’Assemblée Générale du CIVAM (Centre d’Initiative pour Valoriser l’Agriculture et le Milieu rural) Relais AMAP Gironde.

L’objet du CIVAM est multiple : Porter le Relais AMAP Gironde en participant à l’essaimage des AMAP en Gironde ; Communiquer sur les AMAP et autres circuits courts afin de soutenir l’agriculture paysanne, locale et durable ; Aider à la valorisation et au développement agricole et rural ; Faire connaître l’action des CIVAM auprès des pouvoirs publics, des organisations professionnelles et de tout autre organisme public ou privé…

Le Relais AMAP est en phase de structuration et de croissance et cherche en particulier à accroitre le nombre de ses adhérents. La question est donc posée de la pertinence de la mise en réseau de l’AMAP Papille avec d’autres AMAP en Gironde, par le biais du Relais AMAP Gironde.

Intérêt pour l’AMAP Papille d’adhérer :

- Au niveau national, apporter plus de crédit à la mouvance AMAP et développement durable. 

- Au niveau local, profiter des outils dispensés par le Relais (contrat d’objectifs et grille d’évaluation pour les visites d’exploitation, base de données producteurs…), notamment pour les visites d’exploitation.

- Lien social : mise en réseau et échange d’information.

Les membres du Bureau sont invités à voter. Résultat : 5 pour, 2 contre, 2 abstentions, 2 non votants.

Selon les résultats du scrutin, il est donc décidé que l’AMAP Papille Eysines adhérera prochainement au Relais AMAP Gironde. Le montant de la cotisation s’élève à 30 euros.

7- Questions diverses

- Fonctionnement de l’association

Afin d’en savoir plus sur le niveau de satisfaction des adhérents, un mail sera envoyé en juin, puis en décembre à chaque Amapien afin de les inciter à communiquer leurs critiques (positives et négatives) ou leurs questions sur les produits distribués et l’organisation de l’association (Carine se propose de l’organiser).

- Contrats

Il est préconisé de rappeler sur chaque contrat les dates de distribution de l’adhérent signataire.

La plaquette de contrat type qui servira de support à tous les coordinateurs pour l’élaboration des contrats, sera refaite prochainement (Stéphane propose de s’en occuper).

- Fiche coordinateur

De nouveaux coordinateurs ont pris leurs fonctions en 2013. Afin de les aider dans leur mission, une révision de la fiche «être coordinateur : mode d’emploi» a été effectuée. Parmi les modifications, il a été rajouté que : le coordinateur doit vérifier que l’Amapien qui signe un contrat est bien inscrit à l’aide à la distribution.

Cette fiche actualisée sera rapidement envoyée à tous les coordinateurs.

- Jours fériés

La distribution est maintenue les mercredis 1^er et 8 mai.